1. Адміністративні зміни кінця 18-19 ст. та утворення нових архівів
З ліквідацією автономії України та введенням загальноросійського адміністративного устрою історія українських архівів тісно пов'язана з архівним будівництвом у Російській імперії.
В 1782 р. територію Гетьманщини було поділено на Київське, Чернігівське і Новгород-Сіверське намісництва, перетворені в 1796 р. на Малоросійську губернію. Остання існувала до 1802 р. , коли з неї було утворено Чернігівську і Полтавську губернії.
На запорозьких землях та південних полках Гетьманщини так званий Новосербський корпус 1764 р. був реорганізований у Новоросійську губернію. З 1775 р. Новоросію поділено на Азовську та Новоросійську губернії. З 1783 р. Новоросія стала називатися Катеринославським намісництвом, яке в 1796 р. було скасовано і утворено другу Новоросійську губернію.
Зміни в адміністративному управлінні українськими територіями впливали на долю архівних фондів. Архіви ліквідованих установ надходили у розпорядження нових адміністративно-територіальних органів.
У 1797 р
граф І. Салтиков, який управляв Малоросією на правах генерал-губернатора, в листі до малоросійського губернатора Я. Бакуринського порушував питання про організацію в губернському місті Чернігові “архива всех дел до Малороссии касающихся й в различных местах без призрения оставленных. . . позначенню в Чернигове дома прочного й способного ко вмещению всех тех бумаг”. Для “розбирания всех дел, приведения их в порядок” намісник призначав чиновників. Так, архів колишньої Малоросійської колегії було передано до Чернігівського губернського правління. В архіві Київського губернського правління зосереджувалися в різний час архівні документи Київського магістрату, справи Малоросійської колегії, архіви полкових канцелярій і судів. У Катеринославському губернському архіві було об'єднано архіви колишніх Новоросійської і Азовської губернських канцелярій (1764-1784 рр. ) Катеринославського намісництва (1784-1796 рр. ), другої Новоросійської губернії (1797-1802 рр. ), генерал-губернаторських канцелярій, фортеці Святого Димитрія. На Правобережжі архіви губернських правлінь поповнювалися справами колишніх воєводських канцелярій, а казенні палати – вотчинними документами і грамотами монастирів. У 20-х роках 19 ст. в архіві старих справ Київської казенної палати в льохах та підвалах псувалися важливі матеріали, які потрапили туди після ліквідації монастирських вотчин. Великий за обсягом архів утворився при Полтавській казенній палаті, де зберігалися справи про монастирське землеволодіння, матеріали Рум'янцевського опису, документи Гадяцької полкової канцелярії.
У 1831–1835 рр. у містах України було скасовано магдебурзьке право, зокрема давнє самоуправління Києва. Відповідно до “Городового положення” від 12 червня 1870 р. в містах створювали нові органи самоуправління – Міські думи (розпорядчі органи) та Міські управи (виконавчі органи), функціонування яких призвело до створення архівів. В архівах міських дум і управ зберігалися документи про права і привілеї міст.
Внаслідок реформ 60-х років 19 ст. було ліквідовано багато установ – різні комітети і комісії, старі судові установи, “приказы общественного призрения”. Діловодство ліквідованих установ стало заповнювати архіви губернських правлінь, казенних і судових палат. Надходження були настільки великі, що кількість справ в архівах збільшувалася вдвічі або й втричі.