Слитно:
-если слово не употребляется без не-(Неотлучно)
-если не- является приставкой;такое слово можно заменить синонимом без не-(Недалеко=близко)
Раздельно:-если в предложении есть противопоставлениес союзом а (Не хорошо,а плохо)
-если есть слова,усиливающие отрицание:вовсе не,далеко не,ничуть не и др. (Вовсе не аккуратно,далеко не любезно)