Когда оно заменяет собой существительное в другом предложении.
Например:
На столе лежали документы. Теперь они находятся в ящике.
В первом предложении основа документы лежали, где лежали - сказуемое, выраженное глаголом, а документы - подлежащее, выраженное существительным.
Во втором предложении вместо документы употреблено слово они.
Оно также является подлежащим для второго предложения, а находятся - это сказуемое, выраженное глаголом.
Но когда мы употребляли во втором предложении слово они, мы имели ввиду слово документы, которое было в первом предложении.
Это делается чтобы избежать в том числе и для того, чтобы избежать тавтологии.