Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:
Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной «ёмкостью» — количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации;
Функции, обеспечивающие процесс управления;
Функции, носящие культурно-исторический характер.
Общие функции документа:
Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;
Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией;
Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации;
документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения;
социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.
Специальные функции документа:
Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью;
Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений;
Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права;
Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;
Историческая — документ является историческим источником.