Начните письмо с приветствия. Для деловой переписки «Здравствуйте,
уважаемый господин Залихватский» или «Добрый день, уважаемая Алена
Игоревна» то, что нужно. Заканчивать послание возможно традиционным «С
уважением, …».
Если вы не знакомы адресату, тогда укажите цель своего обращения («…видел
Ваше рекламное объявление там-то, Вы заинтересованы получить то-то, могу
предложить …»).
Экономьте время свое и чужое – пишите кратко, но отвечайте на все
поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного
цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ
не должен быть намного короче цитаты. При полном цитировании ваш текст
должен быть вначале письма.
Текст не должен представлять собой длинную «простыню». Каждую тему
своего послания отделяйте пустой строкой (играют роль абзацев) для лучшего
восприятия информации.
Не вставляйте в письмо мелкие подробности – для этого служат вложенные
файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же
необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip,
предупредите об этом в тексте послания (чтобы не подумали, что это вирус).
Подпись в электронном письме ставить обязательно – максимум 4-6 строк. Она
непременно должна включать ваше имя (отчество, если хотите, чтобы к вам так
обращались) и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт
компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы
связи с вами.
Образец подписи в электронном письме:
С уважением,
Евгения Полоса
kontakt @delo-ved.ru
http://delo-ved.ru