Как функционирует я точно не знаю, но примерно так
Ты имеешь аккаунт почты (адрес эл. почты) вида [email protected] и можешь писать письма на любые адреса эл. почты, а также получать письма от любых адресов эл.почты.
при отправке письма проходят через сервер SMTP
при получении через сервер POP или IMAP
Чтобы получить аккаунт, нужно зарегистрироваться у поставщиков услуг эл.почты
например Mail,ru, Gmail и тд
Чтобы получать и отправлять письма нужно использовать почтовую программу (типа OutLook, ThunderBird, TheBat) или Web интерфейс предоставляемый поставщиком (Который собственно и называется web-почта)