Зміст текстів офіційно-ділового стилю реалізується у мові і через мову.
Мова є критерієм освіченості та індивідуальності людини. Як зазначав
український мовознавець О. Потебня, «мовна індивідуальність виділяє
людину як особистість і чим яскравіше ця особистість, тим повніше вона
відображає мовні якості суспільства».
Використання мовних одиниць у текстах документів різних видів регулюють
стильові норми офіційно-ділового стилю – правила відбору і організації
мовних одиниць у текстах цього стилю. Найчіткіше особливості
офіційно-ділового стилю виявляються у лексиці.
Як зазначає А. Коваль, в основу текстів офіційно-ділового стилю
покладена загальновживана стилістично-нейтральна лексика. До неї
належать слова, що виступають назвами осіб за родинною спорідненістю
(батько, мати, брат, сестра); осіб за професійною або службовою
належністю (директор, секретар, вчитель, декан); різних предметів побуту
(стіл, будинок, книга); ознак (високий, малий, широкий, круглий,
далекий); дій, процесів, станів (будувати, ремонтувати, писати,
вантажити); просторових і часових понять (день, рік, місяць, захід,
схід); одиниць виміру (грам, метр, кілограм), службово-граматичних
елементів (і, але, щоб, за, через) тощо. Ці слова зрозумілі й
широковживані, тому використовуються в усіх функціональних стилях
сучасної української літературної мови [4, с. 91].
Офіційно-діловий стиль, наголошує Л. Мацько, має виразний книжний
характер, тому при укладанні ділових паперів слід віддавати перевагу
книжним словам, які позбавлені експресивно-оцінного забарвлення.
Наприклад, слова дбати, приїхати, які активно вживаються в розмовному
мовленні, в ділових паперах слід замінити на виявляти турботу, прибути.
Значна частина книжної лексики не закріплена за однією сферою
функціонування, а широко вживається, окрім офіційно-ділового стилю, в
наукових працях та публіцистичних статтях. Це, наприклад, слова
розробляти, виконувати, сумісництво. Але серед книжних слів є й такі, що
використовуються тільки в офіційно-діловому стилі. Цю лексику називають
діловою: наказ, протокол, акт, резолюція, інструкція, заява, апеляція,
посол, нота [5, с. 110].