Документы используются в различных областях человеческой деятельности и сферах жизни. История документа является одной из интереснейших тем документоведения и недостаточно изучена. В истории документа можно выявить истоки многих сегодняшних проблем управления документацией в организации. Среди главных характеристик процесса преобразования документа можно назвать причины возникновения и сохранения форм, изменение удельного веса, влияние новых технологий на документ и т.д. Документы сопровождают человека с момента возникновения письменности. Формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка отразились на становлении документа. Основные функции документа связаны с процессом фиксации информации с последующей передачей её во времени и пространстве: учет, подсчет, команды, запись информации в целях ее сохранения и распространения. Реализация данных функций привела к появлению графической документации (карты, чертежи), медицинской, бухгалтерской и других видов документации. Следовательно, документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и задачами. К сожалению, до настоящего времени не выработано четкого и однозначного термина «документ». По моему мнению, решение задачи поиска смыслового значения термина «документ» возможно только на основе сравнительного анализа разных подходов к определению документа. Рассмотрим толкование понятия «документ» разными дисциплинами. В документалистике дано самое широкое понятие документа – любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом. В документоведении документ – средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В источниковедении документ – объект, специально предназначенный для передачи информации. Если документоведение ставит своей первоочередной задачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то другие научные дисциплины рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности. В архивоведении употребляется термин «архивный документ» - документ, хранящийся в архиве (ретроспективная архивная информация, устаревшие опубликованные документы). В правовой науке документы являются средством документирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука определяет документ как важный исторический источник. Документалистика считает документом любую фиксированную информацию. В области управления документ рассматривается как средство фиксации и передачи управленческих решений. Понятия «документ», «документация» в своем развитии претерпели существенные изменения. Изначально латинское doceo означало «учу», «извещаю». Позднее производная форма documentum, означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилась во многих сферах научной и практической деятельности. В русском языке понятие «документ» появилось в XVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовое значение документа. В XIX в. Выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. Однако в нормативных актах дореволюционной России термин «документ» почти не употреблялся. В практике учреждений это понятие отождествлялось с понятиями «деловая бумага», «акт», «дело». Эта тенденция «деловой бумаги» сохраняется до 20-х гг. XX в. Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». В Постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 года говорится о правилах хранения «служебных документов». В «Толковом словаре русского языка» 1934 года документом называется «письменное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя».